Instruksjoner & Guide

Admin – Administrasjon av bedrift

Denne seksjonen er for administratorar og kontorpersonale som skal administrere bedriften.

1. 1Klikk «Legg til avdeling» for å opprette ny avdeling.
2. 2Gi avdelinga eit namn (t.d. Mottak, Frysing, Pakning) og rediger ved behov.
3. 3Klikk «Legg til skip» for å registrere nytt skip.
4. 4Fyll inn skipnamn, skipsnummer og andre detaljar, og tildel mannskap til skipet.
5. 5Legg til nye brukarar med «Legg til mannskap».
6. 6Tildel roller: Kontor, Admin, Fryserom, Butikk eller Mannskap.
7. 7Rediger brukarar eller slett dei når dei sluttar.

Reservedeler – Bestilling og forbruk

Administrer reservedeler, bestillingar og forbruk.

1. 1Klikk «Ny del» for å registrere ny reservedel.
2. 2Fyll inn namn, nummer, pris og kategori.
3. 3Set minimumslager for automatiske påminningar.
4. 4Klikk «Ny bestilling» for å starte ny ordre – vel deler og mengd, fyll inn leverandørinfo og send.
5. 5Systemet sporar statusen på bestillinga automatisk.
6. 6Filtrer bestillingshistorikk etter dato eller status for å sjå tidlegare ordrar.
7. 7Sjå kva deler som blir brukt mest under «Forbruk – Statistikk» og filtrer etter periode.

Utstyr – Utstyrforvaltning

Registrer og spor alt utstyr om bord og på land.

1. 1Klikk «Nytt utstyr» for å registrere utstyr.
2. 2Fyll inn namn, type og serienummer.
3. 3Marker om utstyret er om bord eller på land.
4. 4Registrer vedlikehaldskrav og historikk etter inspeksjonar.
5. 5Registrer nye wirer under «Wire Logg» når dei blir sett.
6. 6Logg når wire blir bytta og sjå vedlikehaldhistorikk.

Kjemikaliar

Stoffkartotek, eksponeringsregister og § 12-10-journal — på eitt sted, på tre språk

Kjemikaliemodulen dekkjer heile vegen frå flaska kjem om bord til registeret blir sendt til Sjøfartsdirektoratet. Selskapet held eitt kartotek for heile flåten, og kvart skip hentar ned det det faktisk har i skapet — det er skipets eige register forskrifta ber om å finne om bord.

1. 1Les etiketten med kameraet. Ta eit bilete av flaska, så blir namn, farekodar, journalklasse og oppbevaring fylt ut for kontroll. Sikkerheitsdatabladet kan lastast opp som PDF eller hentast frå leverandørens nettside, og blir lagra saman med kjemikaliet.
2. 2Farane i klartekst. H-setningane blir viste med den offisielle ordlyden — «H314 Gir alvorlege etseskadar på hud og auge» — ikkje berre eit nummer. Heile modulen les på norsk, engelsk og spansk, så mannskapet les risikoen på sitt eige språk.
3. 3§ 12-10-journalen. Innkjøp og utlevering av journalpliktige kjemikaliar blir førte med mengde, føremål og mottakar, og trekte frå lageret i same operasjon. Mottakaren kvitterer sjølv, frå si eiga innlogging — og kvitteringsvindauget viser farane og blandingsforholdet først, så signaturen dekkjer ein risikogjennomgang som faktisk har skjedd.
4. 4Eksponeringsregister etter § 11-9. Kven som blei eksponert, for kva, kor lenge, kor sterkt og med kva verneutstyr. QR-koden på flaska opnar registreringa direkte på telefonen, utan innlogging, så eksponeringa blir ført der og då.
5. 5Godkjenning som heng saman. Ei eksponering blir godkjend først når personen har kvittert for å ha motteke kjemikaliet. Eksponeringar utan utlevering bak seg blir viste som avvik, i staden for å bli borte mellom to register.
6. 6Bestilling frå beholdninga. Eit kjemikalium kjem på lista når det fell under minimum, og forslaget fyller opp til maksimum. Ordrar går på e-post eller blir førte som bestilte på anna vis, og mottak legg varene på lageret og skriv innkjøpet i journalen samstundes.
7. 7Eksport for tilsyn. Heile registeret som rein tekst for arkiv og for Sjøfartsdirektoratet, og kvar einskild kan laste ned sine eigne opplysningar.

Vedlikehald – Servicebok og plan

Alt som er gjort om bord står att — og appen seier frå om kva som kjem

Vedlikehaldsmodulen er tre ting som heng saman: verkstadlistene der jobbane blir førte medan dei står på, serviceboka der dei blir ståande etterpå, og vedlikehaldsplanen som les begge og reknar ut kva som er på veg. Du fører ein jobb éin gong, og han finst same kvar du leitar etter han seinare.

1. 1To slags lister. Eit verkstadopphald har verft, datoar og referanse, blir avslutta og rapportert på. Ei fast liste er det som blir gjort mellom turar — ho blir aldri avslutta, jobbar kjem til og blir lukka etter kvart. Treng ein jobb frå den faste lista likevel verft, flyttar du han over. Ein jobb treng ikkje høyre til eit utstyr — «måle gangen i lugardekket» er ein jobb, og det skal han få vere.
2. 2Rapporten fell ut av lista. Sluttrapport og verkstadliste blir skrivne ut frå jobbane, ikkje ved sida av dei. Rettar du ein jobb i november, seier novemberutskrifta det nye. Når eit opphald blir avslutta med jobbar som ikkje er utførte, spør appen om kvar einskild: flytt han til ei seinare liste, eller lat han stå som ikkje utført.
3. 3Serviceboka. Den gamle Excel-boka blir importert som ho er — kvart ark blir éin kategori, og du ser kva som kjem inn før noko blir lagra. Boka er søkbar på ord, kategori og periode, med rapport som PDF og eksport til Excel. Lukkar du ein jobb på ei liste, kan du hake av «Før i serviceboka», og jobben blir ei linje der, datert den dagen han faktisk blei gjort.
4. 4Dokument. Under Servicebok lastar du opp manualar, verftsrapportar, sertifikat og teikningar. Kvart dokument blir lese ein gong, og det som betyr noko for vedlikehald blir teke vare på — intervall frå produsenten, grenseverdiar, kva verftet fann, kva del det gjeld. Du søkjer i det på line med resten.
5. 5Vedlikehaldsplanen (Max Pro). Appen les boka, listene og dokumenta kvar natt og set opp kva som er på overtid, kva som nærmar seg, og kva rutinar som går i rute. Tilrådingane er rangerte og viser kva i recorden dei kviler på. Ingenting blir lagt på ei verkstadliste utan at nokon seier frå.